Microsoft 365 là gì? Cách sử dụng Office 365 trên Macbook

Việc sử dụng Office cho dân văn phòng ngày càng phổ biến hơn. Tính cơ động với công việc mọi lúc mọi nơi ngày càng quan trọng, trong khi Microsoft Office 2021 chỉ có thể dùng được và lưu trữ trên máy bạn sử dụng thì giờ đây, phần mềm ứng dụng văn phòng trực tuyến Microsoft 365 sẽ giúp bạn lưu trữ và sử dụng trực tuyến ở bất cứ đâu. Tương tự như ứng dụng trực tuyến của Google như Google Docs, Google Sheet,...

Từ ngày 21 tháng 4 năm 2020, Microsoft đã chính thức đổi tên bộ ứng dụng văn phòng này từ Office 365 thành Microsoft 365. Tuy nhiên, mọi ứng dụng của nó cũng như các tính năng chính của nó không có gì thay đổi. Chúng ta cùng tìm hiểu về Microsoft 365, các tính năng và cách cài đặt sử dụng Microsoft 365 ra sao nhé!

1. Microsoft 365 là gì? Nó khác gì so với Microsoft Office 2021

Microsoft 365 là 1 bộ các phần mềm ứng dụng văn phòng, phiên bản nâng cấp của bộ Office truyền thống khi tích hợp công nghệ điện toán đám mây giúp bạn có thể làm việc trực tuyến ở bất cứ đâu có kết nối mạng. Việc đồng bộ dữ liệu trên tất cả các thiết bị sử dụng sẽ hỗ trợ bạn làm việc nhanh chóng, chia sẻ dữ liệu liên tục với nhau. Phần mềm này có các gói phù hợp với cá nhân, gia đình hoặc cho doanh nghiệp, tổ chức, trường học hỗ trợ công việc thuận tiện hơn. 

Ví dụ, tương tự như Google Docs trên Google Drive, bạn có thể chia sẻ 1 bảng tính Excel với nhiều người cùng làm việc, khi có sự thay đổi dữ liệu sẽ được cập nhật trên các thiết bị đăng nhập tức thì. 

Ngoài ra, Microsoft 365 được đánh giá cao bởi có thể cài đặt và sử dụng trên mọi thiết bị như Laptop, Macbook, PC, iPad, điện thoại thông minh (iPhone, Samsung,...). Thật tiện lợi đúng không nào.

Chắc hẳn bạn thắc mắc sự khác biệt giữa Microsoft 365 và Office 2021 đúng không. Cùng theo dõi bảng sau nhé!

2. Chi phí khi mua Microsoft 365?

Microsoft 365 cho ra mắt rất nhiều gói, phù hợp với nhu cầu từng người. Cách để chọn gói phù hợp như sau:

+ Nếu bạn là cá nhân hoặc mua cho gia đình có 2 gói:

• Microsoft 365 Family: dành cho 1 nhóm hoặc gia đình từ 5 đến 6 người.
• Microsoft 365 Personal: chỉ dành cho 1 người.

+ Nếu bạn mua cho doanh nghiệp nhỏ (<300 nhân viên): có các gói Microsoft 365 Business: Basic – Standard – Premium - Hoặc gói dùng Apps For Business.

+ Nếu bạn mua cho doanh nghiệp lớn (> 300 nhân viên): Có các gói Microsoft 365 Enterprise: F3, E3, E5 (tùy nhu cầu)

+ Ngoài ra, còn có gói riêng cho ngành giáo dục, trường học như: Microsoft 365 Education.

Với mỗi nhu cầu sử dụng, lại có các gói khác nhau cho khối lượng công việc khác nhau. Bạn có thể tham khảo trực tiếp trên trang chủ: Microsoft 365. Trước khi quyết định đăng ký và sử dụng gói nào, bạn cũng có thời gian dùng thử miễn phí 1 tháng trước khi tính phí. Bởi vậy, bạn có thể an tâm trải nghiệm và chọn gói phù hợp nhất với bản thân.

3. Microsoft 365 bao gồm những tính năng gì?

Gói Microsoft 365 là 1 bộ tổng hợp khá nhiều ứng dụng. Ví dụ: Khi bạn đăng ký 1 gói Business Premium cho Microsoft 365 sẽ bao gồm các ứng dụng sau:

• Word: Đây là trình tạo và xử lý văn bản, giúp bạn tạo nên những tài liệu ấn tượng đồng thời tăng cường khả năng viết của bạn. Bạn có thể  sử dụng các hiệu ứng từ phông chữ, kích thước, hình ảnh giúp văn bản trở nên đặc sắc hơn.
• Excel: Đây là công cụ tạo bảng tính giúp tính toán dữ liệu nhanh chóng với hàng triệu ô tính, đơn giản hoá tất cả những dữ liệu phức tạp.
• PowerPoint: Là ứng dụng cho phép người dùng tạo và hiển thị các slide trình chiếu. Nó hỗ trợ bạn truyền đạt thông tin cho một nhóm cá nhân thông qua các bài thuyết trình trong cuộc họp, hội thảo giúp việc trình bày dễ hiểu hơn và sinh động hơn
• Outlook: Giải pháp quản lý email và lịch hẹn, các tác vụ cũng như danh bạ của Microsoft 365 được gọi là Outlook. Ứng dụng này đã xuất hiện được nhiều năm nhưng giao diện của nó khá phức tạp nên thường cũng ít được sử dụng.
• OneDrive: Ứng dụng này có chức năng lưu trữ, truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ các tệp cũng như hình ảnh cho dù bạn ở bất cứ nơi đâu. Với mỗi tài khoản khi bạn đăng ký Microsoft 365 Business, Microsoft cung cấp cho người dùng tối đa 1TB dung lượng lưu trữ đám mây dưới dạng ứng dụng có tên OneDrive for Business.
• Microsoft Teams: Việc học online hay làm việc trực tuyến trở nên phổ biến hơn. Hoặc đơn giản việc sử dụng trong công ty, nhóm người dùng có thể trao đổi trực tuyến với nhau, tạo hiệu suất làm việc cao hơn. Chính vì vậy, đây cũng là 1 ứng dụng quan trọng trong bộ Office 365 này.
• SharePoint: Ứng dụng này hỗ trợ tạo các site nhóm để chia sẻ các thông tin, tệp hay tài nguyên. SharePoint giúp lưu trữ các trang web mạng nội bộ cho doanh nghiệp. Ngoài ra, nó cũng có thể được sử dụng để lưu trữ các trang web nhỏ hơn được thiết kế cho các nhóm hoặc bộ phận nhỏ hơn. Quyền sử dụng trang web cũng có thể được chỉ định cho 1 người dùng nhất định.
• Exchange: Mỗi đăng ký Microsoft 365 for Business bao gồm một Exchange Server, máy chủ này xử lý tất cả các nhiệm vụ quản lý email và khả năng lập lịch cho doanh nghiệp. Theo mặc định, mỗi người dùng được cấp 50 GB dung lượng lưu trữ cho email. 
• Trên đây là các ứng dụng cơ bản nhất cho hầu hết các gói, tuy nhiên, với các gói nâng cao bạn còn có thêm ứng dụng chuyên môn hơn dành riêng cho PC như: Access (Hỗ trợ tạo và chia sẻ ứng dụng kinh hoanh) hay Publisher (Tạo các bố cục đẹp và chuyên nghiệp) hay ứng dụng hỗ trợ bảo mật dữ liệu cho nhóm tốt nhất (Intune, Azure information Protection). 
• Với doanh nghiệp lơn, bạn còn có thêm OneNote: Các ứng dụng như OneNote cho phép người dùng ghi chú trên bất kỳ thiết bị nào và sau đó lấy các ghi chú đó từ bất kỳ thiết bị nào khác. Đó là ứng dụng trực tuyến làm việc khá năng suất và hiệu quả giúp bạn ghi nhớ những công việc cũng như nhắc nhở bạn những điều cần thiết.

4. Cách tải, cài đặt và sử dụng Microsoft 365

Để có thể sử dụng Microsoft 365, thiết bị của bạn phải có đủ các yêu cầu sau:

• CPU: 1GHz hoặc nhanh hơn
• Bộ nhớ: RAM 2 GB
• Ổ cứng: 3 GB dung lượng khả dụng (6 GB cho Mac)
• Màn hình: Độ phân giải màn hình tối thiểu 1280 X 800
• Hệ điều hành: PC-Windows 7, 8 hoặc 10. Mac-Mac OS X 10.10
• Cần có kết nối Internet

Cách tải và cài đặt Microsoft 365

Bởi vì Microsoft 365 không có bản crack nên bạn chỉ có thể sử dụng khi mua bản quyền. Và bạn cần có tài khoản Microsoft để có thể sử dụng. Đầu tiên, bạn hãy truy cập: Microsoft 365 => Chọn tài khoản bạn muốn => Kích vào mua gói (hoặc dùng thử) và làm theo hướng dẫn để lấy Key (Khi bạn đăng ký mua 1 gói Office 365, bạn sẽ nhận được Product Key để kích hoạt tài khoản )

Việc kích hoạt tài khoản Office 365 bạn làm như sau:

• Bước 1: Truy cập vào Microsoft và đăng ký tài khoản của bạn. Sau khi đăng ký xong bạn đăng nhập vào tài khoản Microsoft. 

• Bước 2: Cài đặt Office 365 (Install Office) Trong AppStore, bạn đăng nhập iCloud và tải bộ Office 365 về máy (1 bộ cơ bản bao gồm Word, Excel, Powpoint, Outlook, OneNote, OneDrive) => Chọn Tôi có khóa sản phẩm (I have a product key).
• Bước 3: Đăng nhập tài khoản Microsoft lần nữa => Nhập Product Key => Rồi chọn Next. 
• Bước 4: Sau khi nhập Key xong, bạn sẽ được tải về và sử dụng các ứng dụng văn phòng của Microsoft. Từ lúc này, gói Microsoft 365 đã được kích hoạt trên tài khoản Microsoft của bạn và có thể sử dụng được rồi.

Lưu ý: Nếu bạn đã có tài khoản Office 365 trước đó, sau khi tải bộ Office 365 về Mac, bạn mở các ứng dụng rồi đăng nhập tài khoản Microsoft và làm theo hướng dẫn để sử dụng

Để sử dụng Microsoft 365 trên điện thoại thông minh, bạn chỉ cần tải về Microsoft 365 trên Apps trên cửa hàng ứng dụng hoặc trên máy tính PC hya Laptop khác, bạn làm tương tự để tải Microsoft 365 về máy, nhập tài khoàn của bạn là có thể sử dụng

Trên đây là tổng hợp tất cả các thông tin về Microsoft 365 (hay Office 365) mà bạn cần biết. Hi vọng, với những thông tin trên sẽ hỗ trợ bạn trong việc hiểu hơn về ứng dụng làm việc trực tuyến cực hữu ích này! Như vậy, bạn đã hiểu cách tải và cài đặt cũng như cách sử dụng các tính năng của bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến này chưa? Nếu có thêm bất cứ bổ sung gì thì comment thêm bên dưới để cùng góp ý thêm nhé! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!