Cách khôi phục tài liệu Word chưa được lưu trên Macbook

Đôi khi, việc gặp những sự cố bất ngờ khi làm việc luôn khiến bạn bị động và nhiều lúc không kịp lưu những dữ liệu quan trọng. Ví dụ như bạn đang có bản word gần hoàn thành mà chưa kịp lưu thì mất điện, sập nguồn, máy bị đơ bắt buộc phải khởi động lại! Bài viết này chúng tôi sẽ chỉ cho bạn những mẹo giúp bạn khôi phục tài liệu Word chưa lưu hoặc bị xoá trên máy Macbook bao gồm cách tìm thư mục Tự động phục hồi trên các phiên bản Office nha!

Liệu có thể khôi phục tài liệu Word chưa được lưu trên Mac của bạn?

Đầu tiên, 1 tin tốt: Word có tính năng tự động lưu sao lưu tiến trình của nó sau mỗi vài phút nên nếu gặp sự cố mà chưa kịp lưu thì bạn cũng không cần quá lo lắng. Tính năng tự động lưu được tích hợp có tên AutoRecover (Tự động phục hồi). Tuy nhiên, để tính năng này hoạt động bình thường, ban đầu bạn cần lưu tài liệu bằng 1 tên, sau đó Word sẽ thực hiện lưu tăng dần sau mỗi 10 phút.

Nhưng ngay cả khi bạn chưa thực hiện thao tác này, Word vẫn sẽ lưu tài liệu của bạn và bạn có thể tìm thấy dữ liệu trong thư mục Tự động phục hồi. Dù thế nào, chúng ta cũng sẽ sẽ tìm được các cách có thể hỗ trợ tìm lại tài liệu của bạn! Hãy thử các cách dưới đây để tìm lại các tài liệu mà bạn chưa lưu hoặc bị xoá nhé!

Tình huống 1: Bạn đang làm việc trên tài liệu Word và phải khởi động lại máy Mac mà không có cơ hội lưu trước

• Giải pháp: Mở lại Word để xem phiên bản tài liệu được lưu tự động.

Tin vui là nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word cập nhật thì chỉ cần mở lại Word sẽ khôi phục tài liệu hoặc ít nhất là phiên bản mới nhất của tài liệu đó.

Điều này là do Word tự động lưu tài liệu của bạn, ngay cả khi bạn chưa lưu nó. Điều này mặc dù ở đầu Cửa sổ, bạn sẽ thấy nút Lưu Tự động, nút này có thể bị tắt. (Bật nút đó và bạn sẽ thấy yêu cầu lưu tài liệu của mình.)

Tình huống 2: Mở Word không tải được tài liệu bạn đang làm việc

• Giải pháp: Tìm nó trong thư mục AutoRecovery.

1. Nhấp vào Finder sau đó trên thanh menu chọn Đi (Go)
2. Bấm vào "Đi tới thư mục"(Go to Folder).
3. Dán đường dẫn sau vào hộp rồi nhấn Return: "~/Library/Containers/com.microsoft.Word/Data/Library/Preferences/AutoRecovery"
4. Thao tác này sẽ mở thư mục "Tự động Phục hồi", nơi bạn sẽ tìm thấy các phiên bản Word được lưu tự động. Việc của bạn là mở các tài liệu đó mà tìm tài liệu mà bạn đang tìm kiếm. 
5. Khi tìm thấy, bạn bấm đúp vào tệp và kéo tệp đó vào biểu tượng Word trên Dock.

Nhưng nếu bạn có thể không mở được tài liệu đó trong Word, bạn sẽ cần thử các bước tiếp theo dưới đây:

Tình huống 3: Không thể mở được tài liệu trong thư mục Tự động phục hồi trong Word

• Giải pháp: Kéo tệp vào ứng dụng soạn thảo văn bản khác

Khi bạn cố mở tệp Word trong Tự động Phục hồi (bằng cách nhấp vào tệp hoặc cố gắng kéo tệp vào biểu tượng Word trong Dock), bạn có thể thấy thông báo cho biết Word đã gặp lỗi khi cố mở tệp. Một trong những gợi ý có thể là mở Text Recovery Converter. Đây là những gì chúng tôi đã làm:

1. Mở TextEdit.
2. Kéo tệp vào biểu tượng TextEdit trong Dock.
3. Sao chép văn bản vào một tệp mới trong Word.

Tình huống 4: Trước khi tắt máy, bạn bấm nhầm vào Không lưu (Don't Save) hoặc Xóa (Delete)

• Giải pháp: Tìm phiên bản mới nhất trong thư mục AutoRecovery

Thật may là ngay cả khi bạn không lưu tài liệu Word của mình (vì nhiều khi lúc không chú ý bạn vẫn có thể sẽ nhấn nhầm nút Không lưu hoặc Xóa) bạn vẫn có thể khôi phục tài liệu đó từ thư mục Tự động Phục hồi. Tuy nhiên, nó sẽ hơi khó khăn hơn 1 chút vì nó bị khóa trong thư mục Thư viện ẩn.

Tuy vậy, bạn cũng có thể thử ngay cách đơn giản sau để xem thư mục đó:

• Khi mở Finder, nhấp vào Go (Đi) trên thanh menu => chọn Go To Folder và dán đoạn sau:

"~/Library/Containers/com.microsoft.Word/Data/Library/Preferences/AutoRecovery"

• Thao tác này sẽ mở thư mục Tự động Phục hồi, hãy tìm kiếm ngay File mà bạn cần, bởi thư mục này sẽ lưu tự động ngay cả khi bạn không làm gì cả.

Nếu bạn đang nghĩ rằng mình có thể định vị thư mục đó trực tiếp trong Finder, hãy lưu ý rằng biểu tượng ~ có nghĩa là thư mục đó là thư mục ẩn, do đó, việc cắt và dán địa chỉ trên sẽ dễ dàng hơn.

Tình huống 5: Bạn muốn khôi phục phiên bản trước đó của tài liệu Word

• Giải pháp: Xem lại các phiên bản duyệt gần nhất

Nếu vấn đề là bạn đã thực hiện khá nhiều thay đổi với tài liệu Word nhưng lại không ưng ý, và bạn muốn quay lại phiên bản cũ hơn. Trong trường hợp này miễn là bạn đã thực hiện lưu tài liệu lần đầu trước đó, bạn sẽ có thể xem các bản duyệt lịch sử phiên bản Word. Khi đó, bạn tìm lại phiên bản cũ như sau:

1. Mở tệp mà bạn muốn có phiên bản cũ hơn trong Word 
2. Bấm vào File (Tệp) => Chọn Duyệt lịch sử phiên bản .
3. Một thanh bên sẽ xuất hiện bên phải cửa sổ tài liệu của bạn và bạn sẽ thấy lịch sử phiên bản trước của tài liệu cùng thời gian => Xác định phiên bản mà bạn cần => Chọn Mở phiên bản.
4. Nhấp vào Khôi phục (để quay lại phiên bản tài liệu này) hoặc So sánh (nếu bạn không muốn khôi phục toàn bộ tài liệu và chỉ muốn sao chép và dán phần bạn cần).

Cách khôi phục tài liệu nếu bạn không tìm thấy nó trong mục Tự động phục hồi

Nếu tính năng tự động phục hồi không hoạt động, bạn vẫn có thể khôi phục tài liệu của mình bằng cách thử các cách dưới đây.

1. Kiểm tra thùng rác

Nếu trước đó bạn đã xóa tài liệu đó nhưng chưa dọn sạch thùng rác thì tài liệu vẫn có thể còn ở đó. Bạn có thể tìm ra nó bằng cách:

1. Nhấp vào biểu tượng Thùng rác trong Dock để mở.
2. Bây giờ bạn sẽ thấy nội dung của Thùng rác. Hãy tìm tập tin của bạn. Nếu bạn bấm vào một tập tin và nhấn Space Bar, bạn có thể xem bản xem trước của nó.
3. Nếu bạn không thấy tệp của mình, hãy tìm thư mục 'Mục đã khôi phục' trong Thùng rác. Có thể tập tin của bạn nằm trong đó.
4. Nếu nó ở đó, bạn cần nhấp chuột phải vào nó và chọn Đặt lại. Thao tác này sẽ đặt tập tin trở lại thư mục nơi nó được lưu ban đầu và bạn có thể tiếp tục làm việc với nó.  

Tìm Tự động Phục hồi cho các phiên bản Word 2016

Nếu bạn đang không sử dụng phiên bản Word mới nhất 2019 hay 2021, thì bạn có thể thử cách dưới đây. Ví dụ đối với phiên bản Word 2016 này:

1. Trong Word 2016, thư mục AutoRecovery được chôn sâu trong hệ thống và yêu cầu máy Mac của bạn hiển thị các tệp ẩn, vì vậy bước đầu tiên là tiết lộ các thư mục bí mật này, để làm được điều đó, chúng tôi khuyên bạn nên làm theo lời khuyên của chúng tôi tại liên kết bên dưới, mặc dù tổ hợp phím để sử dụng là cmd + shift + . (Dấu chấm).
2. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ cần mở Finder rồi nhấp vào biểu tượng Trang chủ ở cột bên trái (thường là tên của bạn). Bây giờ hãy điều hướng đến thư mục sau: "Library/Containers/com.microsoft.Word/Data/Library/Preferences/AutoRecovery/"
3. Nếu bạn có bất kỳ tệp Tự động Phục hồi nào thì chúng sẽ ở đây. Một điều cần nhớ là các tệp AutoRecovery là tạm thời và chỉ tồn tại nếu chúng cho rằng Word bị tắt đột ngột. Vì vậy, nếu bạn nhấp vào Không lưu thay vì Lưu khi bạn đóng tài liệu thì sẽ không có tệp Tự động Phục hồi cho tài liệu đó.

Cách thiết lập AutoRecover trên Macbook để lưu thường xuyên hơn

Phòng bệnh hơn chữa bệnh, tất nhiên, bạn sẽ không muốn những công sức của mình đổ sông đổ bể đúng không nào? Vậy thì hãy lưu 1 vài bí kíp sau để tránh không phải đi mò tìm tài liệu trong những trường hợp như này nữa nhé!

1. Lưu thường xuyên

Cách dễ nhất là bạn hãy lưu ngay tài liệu khi cảm thấy File của mình đã tạm ổn.  Ngay sau khi bạn lưu tệp, tính năng Tự động phục hồi sẽ bắt đầu hoạt động. Sau đí, để chắc chắn, hãy nhấn Command + S thường xuyên để lưu tệp nhé!

2. Đặt chế độ AutoRecover để lưu thường xuyên hơn

Bạn có thể thay đổi tần xuất mà Word của bạn tự động lưu tài liệu trong Tùy chọn như sau:

• Mở Word, trên menu Word chọn Tùy chọn (Option)
• Trong phần Đầu ra và Chia sẻ, nhấp vào Lưu
• Cần đẩm bảo bạn đã tích vào Bật lưu tự động theo mặc định (Turn on AutoSave by default). Cho phép lưu dưới nền (Allow background saves) và Lưu thông tin tự động khôi phục được chọn (Sabe auto-recovery information). Hoặc bạn có thể chọn Luôn tạo bản sao lưu (Always create backup copy).

Phần thời gian sao lưu, bạn thay đổi giá trị từ 10 phút mặc định thành 5 phút để tự động lưu thường xuyên hơn.

3. Lưu vào OneDrive

Dịch vụ lưu trữ đám mây OneDrive chắc chắn sẽ giúp ích nhiều cho bạn khi nó hỗ trợ lưu tự động và bạn còn có thể dễ dàng đăng nhập và tìm dữ liệu bằng bất cứ thiết bị nào.

Thật may mắn vì hệ thống Word cũng đã phát triển và hỗ trợ bạn khá nhiều trong các công việc thường ngày. Bạn hoàn toàn có thể phòng tránh những trường hợp như vậy. Tuy nhiên, trong cuộc sống vẫn luôn có những trường hợp bất khả kháng, hi vọng những mẹo này sẽ giúp ích cho bạn trong những tình huống bạn không ngờ tới!