Cách dùng Automator giúp tự động hóa công việc trên Macbook

Trên MacOS hẳn có khá nhiều ứng dụng hữu ích mà có thể bạn vẫn chưa biết nó dùng để làm gì? Automator - 1 ứng dụng luôn có sẵn trên hệ điều hành MacOS - Là 1 ứng dụng giúp thực hiện tự động hóa các công việc trên Mac. Hầu hết chúng ta khi làm việc trên Macbook hàng ngày luôn có một số tác vụ chúng ta thực hiện lặp đi lặp lại, vừa tốn thời gian vừa tẻ nhạt. Vậy thì bạn chắc chắn sẽ cần đến Automator, nó sẽ giúp bạn làm chính xác các công việc nhàm chán đó. Chúng ta cùng tìm hiểu rõ hơn Automator là gì? Công cụ Automator này sẽ giúp bạn thực hiện tự động các công việc gì nhé!

Automator là gì? Cách thức hoạt động của Automator

Automator là một ứng dụng được thiết kế bởi Apple, xuất hiện lần đầu trong phiên bản Mac OS Tiger. Ứng dụng này giúp bạn tự động hóa thực hiện các công việc lặp đi lặp lại theo cách thủ công, nhờ vậy vừa tiết kiệm thời gian vừa tăng hiệu quả cho công việc của bạn. Bạn có thể tự tạo nên 1 quy trình cho công việc bằng cách kéo và thả các tác vụ bạn muốn xây dựng luồng công việc riêng của mình. Bạn dễ dàng tìm thấy Automator trong Application, mở Launchpad hoặc tìm kiếm nó trên Spotlight.

Automator hỗ trợ khá nhiều công việc từ đơn giản đến phức tạp. Chẳng hạn như: thay đổi kích thước hàng loạt ảnh, đổi tên tệp trong một thư mục, kết hợp nhiều tài liệu PDF hoặc chuyển đổi video từ định dạng này sang định dạng khác bằng QuickTime.

Các Loại Hành động Tự động hóa trong Automator

Automator cho phép bạn tạo tám loại hành động khác nhau, nó sẽ hiện lên ngay khi bạn khởi động Automator, bao gồm:

• Workflow (Luồng công việc): là loại đơn giản nhất, nó có thể chạy luồng công việc từ bên trong Automator.
• Application (Ứng dụng): là luồng công việc tự chạy, cho phép bạn tạo một Ứng dụng độc lập mà bạn có thể thả tệp, thư mục vào đó để kích hoạt hành động, sử dụng làm đầu vào cho luồng công việc. 
• Quick Action (Dịch vụ): luồng công việc theo ngữ cảnh có sẵn trong MacOS. Chúng nhận văn bản hoặc tệp từ các ứng dụng hiện tain hoặc Finder. Nó tạo ra một công thức có trong menu Dịch vụ. 
• Print Plugin (Trình cắm in): Phần bổ trợ in chấp nhận phiên bản PDF của tài liệu đang được in trong Hộp thoại In của bất kỳ ứng dụng nào và thực hiện quy trình làm việc trên đó. 
• Folder Action (Tác vụ cho Thư mục): thực thi dòng công việc được đính kèm vào thư mục mà chúng được đính kèm. Đầu vào chính là các thư mục dữ liệu trong Finder. Ví dụ: bạn có thể sử dụng một hành động để đổi tên tệp khi chúng được thêm vào thư mục. 
• Calendar Alarm (Cảnh báo Lịch): Dùng để kích hoạt luồng công việc bởi một sự kiện được tạo trong ứng dụng Lịch. Chúng không nhận đầu vào.
• Image Capture Plugin (Trình cắm Chụp ảnh lấy hình ảnh): Nhận các tệp hình ảnh làm đầu vào để tạo các luồng công việc trong ứng dụng Trình lấy ảnh.
• Dictation Command (Lệnh đọc chính tả): Sử dụng loại hành động này, bạn có thể thực hiện luồn công việc kích hoạt bằng cách đọc chính tả, tương tự như việc bạn ra lệnh công việc trên Siri. Ví dụ: bạn có thể tạo một hành động in tài liệu Microsoft Word hàng đầu khi bạn nói các từ 'In cái này'.

Các loại hành động trên chính là đầu vào cho các hành động tiếp theo của bạn. Bạn có thể sử dụng 1 File PDF, 1 file ảnh, 1 dịch vụ, 1 ứng dụng để cho vào luồng công việc mà bạn cài đặt.

Ngoài ra, có 1 số khái niệm cơ bản xuất hiện, bạn có thể hiểu rõ trước khi sử dụng như:

+ Actions (Tác vụ): Đây là thư mục cho các hàng động đơn lẻ để thực hiện 1 tác vụ nào đó. Trong mục Action có rất nhiều các dữ liệu nhập (Input). Sau mỗi công việc đơn lẻ thực hiện xong thì sẽ có dữ liệu xuất (Output) để chuyển đến tác vụ kế tiếp giúp công việc liên tục và hoàn thiện.

Các tác vụ được thể hiện hết trong các thư mục trong Thư viện bên dưới, bao gồm: Ảnh, Danh bạ, Hệ Thống, Internet, Lịch, mail, Nhạc, File PDF, Phông chữ, Văn bản,...

+ Variables (Biến): Chính là các thông tin có thể thay đổi được như; tên Macbook, tên người dùng, dung lượng ổ cứng, đường dẫn, địa chỉ IP,... được hiện rõ hết trong thư viện bên dưới.

+ Log (Nhật ký): Sau khi bạn chạy các tác vụ, nhật kỹ chạy sẽ thể hiện hết trong phần Log. Nếu tác vụ lỗi hay thành công cũng sẽ hiện rõ ở đây

+ Ngoài ra, ở góc trên bên phải bạn sẽ thấy các nút công cụ gồm: Record (Ghi); Step (Bước); Stop (Dừng) và Run (Chạy) giúp bạn kiểm tra các tác vụ mà bạn thiết lập.

Cách thức sử dụng Automator

• Bước 1: Khi bạn đã chọn một loại hành động, bạn sẽ được đưa đến Thư viện (Library) của Automator - nơi lưu trữ tất cả các Hành động (Actions) và Biến (Variables) có sẵn để bạn thêm vào quy trình làm việc của Automator.
• Bước 2: Khi bạn bấm vào một danh mục trong Thư viện, các hành động trong danh mục đó được liệt kê trong ngăn tiếp theo. Sau đó, bạn kéo hành động bạn muốn vào cửa sổ chính.

• Bước 3: Sau khi kéo vào, các hành động được thực hiện tuần tự, theo thứ tự chúng được sắp xếp trong cửa sổ chính với đầu ra từ một bước được chuyển làm đầu vào cho bước tiếp theo. Vì vậy, bạn cần chia nhỏ quy trình làm việc của mình cẩn thận và đảm bảo rằng bạn sắp xếp các bước theo đúng thứ tự. 
• Bước 4: Bạn có thể kiểm tra quy trình làm việc từng giai đoạn một bằng cách sử dụng nút Step (Bước) trên thanh công cụ. Để kiểm tra một hành động hoàn chỉnh, hãy sử dụng nút Run (Chạy) để thực thi luồng công việc của bạn. Sau khi thiết lập xong quy trình, bạn cần đi tới File => Chọn Save để lưu nó lại.

Dòng công việc có thể được thiết lập để chạy mà không cần bất kỳ đầu vào nào từ bạn sau khi chúng được kích hoạt và nếu bạn muốn, vẫn ẩn khi chúng chạy hoặc bạn có thể tạo dòng công việc nhắc bạn nhập khi nó chạy.

Một số ví dụ về công việc bạn có thể thiết lập tự động với Automator

Có khá nhiều công việc mà Automator có thể hỗ trợ bạn làm chính xác. Cùng điểm qua vài công việc bạn có thể thiết lập tự động cực nhanh và hiệu quả nhé!

1. Đổi tên hàng loạt nhiều tệp

Nếu bạn thường đổi tên nhiều tệp cùng một lúc, có một số cách để đổi tên hàng loạt tệp trên máy Mac, bao gồm tạo dòng công việc Automator và lưu nó dưới dạng ứng dụng. Để có thể sử dụng Automator để tạo dịch vụ Đổi tên hàng loạt như sau:

• Sau khi mở Automator (từ menu Applications, tìm trong Launchpad hoặc nhập tên nó vào mục tìm kiếm Spotlight) => Chọn loại Quick Action (Dịch vụ) => chọn Tệp & thư mục => Kéo mục: Đổi tên Mục Finder vào ô bên cạnh và bắt đầu thiết lập đổi tên theo ý bạn! 
• Cuối cùng chọn Tệp (File) => Lưu (Save) và nhập tên cho tác vụ Đổi tên hàng loạt, tác vụ này sẽ được lưu vào đúng vị trí và tự động được thêm vào menu Dịch vụ.

2. Thay đổi kích thước hàng loạt ảnh trên Macbook

Do các kích thước ảnh tải về luôn bị nhiều, nên bạn cũng có cài đặt một chương trình thay đổi kích thước hàng loạt ảnh một cách nhanh chóng như sau:

• Mở Automator => Bấm vào Application (Ứng dụng) và nhấn Chọn => Trong Thư viện Nhấn vào mục Ảnh (Photos) => Kéo mục Scale images (Định tỷ lệ hình ảnh) vào ô bên cạnh để bắt đầu thiết lập.
• Ở ô Sao chép mục Finder (Copy Finder), bạn Click vào Menu thả xuống bên cạnh Đến (To) => Chọn Khác (Other) => Tạo 1 thư mục mới trong Ảnh, đặt tên "Đã thay đổi kích thước".
• Tiếp tục chọn "Tệp và Thư mục" ở Thư viện => Kéo "Đổi tên Mục Finder" để thêm hành động vào quy trình. Chọn Thêm văn bản" ở menu thả xuống và nhập "-resize" vào ô bên dưới.
• Cuối cùng, ở mục Định tỷ lệ hình ảnh (Scale Images) bạn điền vào ô bên dưới chiều rộng ảnh bạn muốn thay đổi kích thước.
• Cuối cùng, lưu quy trình bằng cách bấm vào Tệp => Chọn Lưu,

Như vậy, giờ khi bạn thả bất cứ ảnh nào và ứng dụng Ảnh, nó sẽ được sao chép, thay đổi kích thước và bản sao sẽ được đặt trong thư mục "Đã thay đổi kích thước".

3. Giữ Thư mục Tải xuống của bạn Sạch sẽ

Thư mục Tải xuống trên máy Mac của bạn có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn bởi File tải xuống ngày càng nhiều. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng Automator để tự động dọn sạch các mục cũ bằng cách chuyển chúng vào Thùng rác sau một số ngày cụ thể. Để thiết lập nó, bạn làm như sau:

• Mở Automator => Chọn hành động Folder Action (Tác vụ cho Thư mục) => Trong Thư viện chọn Tệp và Thư mục => Kéo Tìm thư mục của Finder (Find Finder items) vào ô bên phải để bắt đầu thiếp lập.
• Bấm tích xanh vào ô bên cạnh Bỏ qua đầu vào của hành động này (Ignore this action's input) nếu không tệp bạn vừa tải xuống cũng sẽ bị xoá.
• Ở menu thả xuống bên cạnh Tìm kiếm (Search) chọn mục Download (Tải xuống) => Chọn Ngày sửa đổi lần cuối (Date Last Modified) và chỉnh số ngày xoá tuỳ theo nhu cầu của bạn.
• Sau đó, nhấn trở lại tab Kết quả (results) và nhâp vào Chạy (Run) để đảm bảo công việc thực hiện đúng.
• Cuối cùng, thêm hành động Di chuyển các mục tìm kiếm vào thùng rác (Move Finder Items to Trash) vào quy trình làm việc và lưu hành động bạn vừa tạo là đã thiết lập xong rồi đó.

4. Thoát tất cả ứng dụng cùng một lúc

Trong khi làm việc, việc mở nhiều ứng dụng cùng một lúc khá là ngốn Ram và gây đơ máy. Nếu bạn muốn đóng một số ứng dụng để giải phóng bộ nhớ. Nhưng việc đóng từng ứng dụng riêng biệt rất tốn thời gian.

Bạn có thể đóng tất cả các ứng dụng cùng một lúc và bắt đầu lại bằng cách tạo hành động bằng Automator. Bạn làm theo các bước sau:

1. Mở Automator => Chọn hành động Folder Action (Tác vụ cho Thư mục) => Trong Thư viện chọn mục Tiện ích (Utilities) => Kéo hành động Thoát tất cả ứng dụng (Quit All Applications) sang quy trình làm việc ở bên phải và bắt đầu thiết lập.
2. Nếu bạn muốn thấy hộp xác nhận để lưu tài liệu đang mở trước khi đóng, tích vào ô Yêu cầu lưu thay đổi (Ask to save changes) ở dòng đầu.
3. Để ngăn một số ứng dụng đóng, hãy nhấp vào Thêm (Add) bên dưới hộp Không thoát (Do not quit) và chọn ứng dụng bạn không muốn thoát. Lặp lại điều này cho từng ứng dụng bạn muốn tiếp tục mở. Cuôi cùng vẫn là mở Tệp (File) => Chọn Lưu (Save) để lưu hành động và lưu ứng dụng vào nơi bạn muốn. Bạn cũng có thể kéo nó vào Dock để dễ dàng truy cập.

5. Kết hợp nhiều tệp PDF vào 1 tệp

Nếu bạn tải xuốn nhiều tệp PDF như sao kê ngân hàng hay hoá đơn điện nước, bạn muốn kết hợp chúng thành 1 tài liệu. Thật may, bạn có thể thực hiện nó bằng cách thiết lập Automator hỗ trợ kết hợp nhiều tệp PDF thành một.

Để thực hiện bạn làm theo các bước sau:

1. Mở Automator => Chọn hành động  Folder Action (Tác vụ cho Thư mục) => Trong Thư viện chọn Tệp & Thư mục => Kéo hành động Lấy các mục tìm kiếm đã chọn (Get Selected Finder Items) sang dòng công việc ở bên phải.
2. Tiếp tục thêm hành động thứ 2 bằng cách quay lại Thư viện => Chọn mục PDFs => Kéo hành động Kết hợp các trang PDF (Combine PDF Pages) nối tiếp vào dòng công việc. Có 2 lựa chọn cho bạn, bạn có thể tích chọn xem bạn muốn kết hợp các tệp PDF theo Các trang Nối (Appending pages) hay các Trang Xáo trộn (Shuffling pages).
3. Tiếp tục thêm hành động thứ 3: Trong Thư viện => Tiếp tục chọn Tệp & Thư mục một lần nữa => Kéo hành động Di chuyển Mục tìm kiếm (Move Finder Items) vào cuối dòng công việc => Phần To (Tới) bạn chọn thư mục bạn muốn đặt tệp PDF kết hợp.
4. Để thay thế tệp hiện có bằng tệp bạn tạo, hãy tích xanh vào Thay thế tệp hiện có (Replacing existing files) ngay bên cạnh. Cuối cùng chọn File (Tệp) => Chọn Save (Lưu) và đặt tên cho dịch vụ. 

Bạn có thể kiểm tra lại bằng cách kéo nhiều tệp PDF vào hành động tại Lấy các mục tìm kiếm đã chọn (Get Selected Finder Items) và nhấn Chạy (Run) để thực hiện.

Tương tự, bạn cũng có thể làm vô số các hành động tự động hoá khác bằng cách kết hợp các hành động với nhau như trên. Bạn có thể từ từ tìm hiểu và tìm ra mẹo làm việc thật tốt cho riệng mình.

Trên đây là tổng hợp các thông tin cơ bản về ứng dụng Automator trên macbook của bạn. Cách sử dụng cũng như các công việc bạn có thể tự động hoá bằng Automator. Hi vọng các thông tin trên sẽ giúp bạn biết thêm 1 công cụ làm việc cực hữu ích trên macOS. Theo dõi chúng tôi để cập nhật nhiều thông tin hữu ích hơn nhé!